Fleet Portal

In één oogopslag inzicht

'Fleet Manager' blijkt voor slecht enkele tientallen personen in Nederland een fulltime baan te zijn, meestal wordt wagenparkbeheer naast andere werkzaamheden uitgevoerd. Hoe maken we wagenparkbeheer inzichtelijk en eenvoudig voor iedereen? Dit vroeg om een insteek waarbij gebruiksvriendelijkheid bovenaan de agenda kwam te staan.

Een optimale mobiliteit voor iedereen

Voertuigdata, (af-)lopende contracten, schademeldingen en afhandelingen, kilometerdeviaties, onderhoudsbeurten, winterbandenwissels, offertes voor nieuwe voertuigen en inleverrapporten van oude lease voertuigen. Zaken die belangrijk zijn voor een optimale mobilititeit van het bedrijf en bijbehorende kostenbeheersing.

De fulltime fleetmanager doet dit voor honderden voertuigen, de HR-functionaris doet dit voor 1 tot 50 voertuigen 'erbij'. Beiden typen gebruikers van hetzelfde Fleet Portal zijn het uitgangspunt geweest tijdens de verdere invulling van het project.

Het merendeel van de fleetmanagers zijn primair een HR functionaris, facility manager, hoofd sales tot zelfs de eigenaar van het bedrijf zelf. Niet volledig beschikbaar voor beheer van het wagenpark.”

Van data naar aandachtspunten

In twee dagen tijd ondergingen drie Perplex'ers een spoedcursus 'Fleet Manager' en werd het achterliggende systeem 'Miles' tot ver voorbij de komma uitgelegd.

Grote hoeveelheden data liggen aan de voeten van de fleetmanager. Data waardoor een goed totaaloverzicht al snel onmogelijk wordt. Het analyseren van deze data en het vertalen ervan naar leesbare aandachtspunten was het streven, hiermee is de fleetmanager echt geholpen.

Krachtig Fleet Portal 

De aandachtspunten werden ingedeeld in twee categorieën; 'direct handelen' en 'mag ook later'. In de vorm van notificaties ziet de fleetmanager ze terug binnen een overzichtelijk dashboard. In één oogopslag zijn alle noodzakelijke acties gebundeld inzichtelijk.

Binnen het platform wordt alle data helder en overzichtelijk gepresenteerd. Een totaaloverzicht van voertuigen, contracten, offertes, bestuurders en overige informatie is slechts één klik verder beschikbaar.

Online leasecalculator

Voor oriënterende zakelijke gebruikers is er een online leasecalculator opgezet. Binnen het gehele voertuigen aanbod kan worden gecalculeerd en uiteindelijk een offerte worden samengesteld. De basis om in contact te komen met Daimler Fleet Management wordt hier gelegd.

Inlog voor leaserijders

Naast de fleetmanagers heeft ook elke zakelijke leaserijder van Daimler Fleet Management de beschikking over een gepersonaliseerd portal. Hierin staan alle gegevens aangaande het lopende contract, het voertuig, schademelding en/of –afhandelingen, bekeuringen en eventuele lopende offertes.

App voor leaserijders

Voorheen ontving de klant bij een nieuwelease auto een informatieboekje voor in het dashboardkastje. In de handige app is alle informatie aanwezig en up-to-date, dankzij een achterliggend beheersysteem. Zelfs een schademelding kan via de app worden gemaakt en direct van foto's worden voorzien.

Interne credits

Samen met het projectteam hebben we de zogenaamde 'kilometerdeviatie indexmeter' binnen 1 maand kunnen ontwikkelen. Deze prestatie werd intern gewaardeerd met een internationale award.

Mobiliteit staat nooit stil

Zowel door interne als externe invloeden (zoals de politiek) verandert het leaseklimaat continue. Daardoor is het noodzaak om met korte lijnen te kunnen blijven doorontwikkelen en aanpassen waar en wanneer nodig. Samen met Daimler Fleet Management werken we vanuit een 'to do' lijst waarin we voorafgaand aan een 'sprint' keuzes maken op basis van prioriteit. Vervolgens gaan we inventariseren en voorbereiden zodat, wanneer de nieuwe 'sprint' start, we allen direct weten wat er wordt ontwikkeld. Want stilstaan is geen optie.